Fortalece tu conocimiento, selecciona al mejor proveedor y asegura resultados óptimos
Externalizar una función es una decisión estratégica para optimizar recursos, acceder a expertise especializado y enfocarse en las actividades centrales de una empresa. Sin embargo, antes de dar este paso, es crucial dominar el proceso en cuestión.
¿Por qué es tan importante dominar antes de externalizar?
- Control y conocimiento: Al comprender a fondo el proceso, se mantiene un control preciso sobre los resultados, la calidad y la dirección del mismo.
- Elección informada: Dominar el proceso permite evaluar con mayor precisión las necesidades y seleccionar al proveedor adecuado, evitando externalizar a ciegas.
- Comunicación efectiva: Con un conocimiento profundo del proceso, se facilita la comunicación con el proveedor, asegurando una correcta alineación y evitando confusiones.
- Gestión eficiente: Se pueden establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) y métricas para evaluar el éxito de la externalización y tomar decisiones informadas.
¿Cómo dominar un proceso antes de externalizarlo?
- Formación interna: Invertir en la formación del equipo interno para que comprenda a fondo el proceso, sus objetivos, las mejores prácticas y las posibles dificultades.
- Documentación detallada: Crear una documentación completa que describa el proceso paso a paso, incluyendo roles, responsabilidades, herramientas y flujos de trabajo.
- Análisis y mejora continua: Implementar un sistema para analizar el proceso, identificar puntos de mejora y optimizarlo continuamente.
- Simulacros y pruebas: Realizar simulacros y pruebas piloto para evaluar la viabilidad de la externalización y ajustar el proceso antes de la implementación completa.
Formarse con la idea de delegar, pero con control:
- Objetivos claros y asegurar procesos: Definir con precisión los objetivos de la externalización y los resultados esperados.
- Selección del proveedor adecuado: Buscar un proveedor con experiencia en el proceso y con valores y cultura organizacional compatibles.
- Contrato sólido: Redactar un contrato que defina claramente las responsabilidades, los plazos, los costes y las métricas de éxito.
- Supervisión y seguimiento: Implementar un sistema para supervisar el desempeño del proveedor y realizar un seguimiento continuo del proceso.
En resumen, dominar un proceso antes de externalizarlo es una estrategia clave para asegurar un resultado exitoso. La formación interna, la documentación detallada, el análisis y la mejora continua, junto con una planificación y gestión cuidadosa, son elementos esenciales para una externalización efectiva.
«Externalizar no significa perder el control. Con el conocimiento y las herramientas adecuadas, puedes delegar tareas de forma estratégica, manteniendo la calidad, la eficiencia y el éxito del proceso.»
